Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung in diesem Kundenportal („PA Portal“) ist:

PA Marketing UG (haftungsbeschränkt)
Otto-Brenner-Straße 209, 33604 Bielefeld
Vertreten durch die Geschäftsführer Jona Laurin Pakebusch und David Peters
E-Mail: info@pa-marketing.consulting · Telefon: +49 176 20391353

Fragen zum Datenschutz und Anträge zu Ihren Rechten richten Sie bitte an info@pa-marketing.consulting.

Das PA Portal ist ein geschlossenes Kundenportal. Es wird von unseren Kunden (ausschließlich Unternehmen), von deren freigeschalteten Mitarbeitenden und von unserem Team genutzt. Ein Zugang entsteht nur über eine persönliche Einladung.

• Kein Tracking, keine Analyse- oder Werbedienste, keine Werbe-Cookies.
• Keine Inhalte von fremden Servern: Schriften und alle Bestandteile der Seite werden von unserem eigenen Server geladen.
• Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter.

Das Portal läuft auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, im Rechenzentrum Nürnberg. Datensicherungen liegen verschlüsselt bei Hetzner in den Rechenzentren Nürnberg und Falkenstein, also in Deutschland. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Alle Verbindungen sind verschlüsselt (TLS).

Beim Aufruf verarbeitet der Server technisch notwendige Verbindungsdaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Browserkennung und Statuscode. Das ist nötig, um die Seiten auszuliefern und den Betrieb abzusichern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb). Soweit diese Daten in Server-Protokollen gespeichert werden, löschen wir sie nach spätestens 14 Tagen.

Für Ihr Konto speichern wir Name, E-Mail-Adresse, Rolle, die Zuordnung zu Ihrem Unternehmen, den Zeitpunkt der letzten Anmeldung und Ihr Passwort ausschließlich als nicht umkehrbaren Prüfwert (Hash). Einladungslinks sind 72 Stunden gültig und werden ebenfalls nur als Prüfwert gespeichert.

Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Vertrags mit Ihrem Unternehmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für Mitarbeitende unserer Kunden stützen wir uns auf unser und das berechtigte Interesse Ihres Unternehmens an der Zusammenarbeit über das Portal (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), für unser eigenes Team auf das Beschäftigungsverhältnis. Ohne diese Angaben ist eine Nutzung des Portals nicht möglich.

Nach der Anmeldung setzen wir ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie sowie Sicherheits-Cookies zum Schutz der Anmeldung. Die Sitzung endet spätestens nach 7 Tagen; danach ist eine neue Anmeldung nötig. Diese Cookies sind für den Dienst unbedingt erforderlich und brauchen keine Einwilligung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Zum Schutz vor dem Erraten von Passwörtern zählen wir Anmeldeversuche je E-Mail-Adresse und IP-Adresse für 15 Minuten im Arbeitsspeicher des Servers. Diese Zähler werden nicht dauerhaft gespeichert (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Im Portal verarbeiten wir die Inhalte unserer Zusammenarbeit: Projekt- und Phasenstand, Aufgaben, Anfragen, Nachrichten im Chat mit Anhängen, Canvas-Notizen, Dokumente (z. B. Angebote, Verträge, Berichte, Rechnungskopien), Bilder und Videos mit Kommentaren und Freigaben, Jour-Fixe-Termine, Updates zu umgesetzten Arbeiten, Onboarding-Angaben und Zugangsdaten zu Ihren Tools. Zweck ist die Durchführung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für Mitarbeitende unserer Kunden lit. f).

• Dateien und Chat-Anhänge werden verschlüsselt gespeichert (AES-256). Zugangsdaten zu Ihren Tools sind ebenfalls verschlüsselt und werden nur berechtigten Personen angezeigt. Jede Anzeige eines Passworts protokollieren wir (wer, wann, welcher Zugang – nie das Passwort selbst).
• Was jemand sieht, hängt von der Rolle ab: Innerhalb Ihres Unternehmens etwa sehen nur berechtigte Personen Finanzen oder Dokumente. In unserem Team sehen Mitarbeitende nur die Kunden, für die sie zuständig sind.
• Änderungen (z. B. „Dokument hochgeladen“, „Aufgabe erledigt“) halten wir in einem Aktivitätsverlauf fest, damit die Zusammenarbeit nachvollziehbar bleibt.
• Enthalten Ihre Inhalte personenbezogene Daten Dritter, etwa Ihrer Kundinnen und Kunden, verarbeiten wir diese als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage des mit Ihnen geschlossenen Vertrags zur Auftragsverarbeitung. Verantwortlich ist insoweit Ihr Unternehmen.

Für Besprechungen mit unseren Kunden nutzen wir den Dienst Fireflies (Fireflies.ai Corp.). Fireflies zeichnet Besprechungen auf und erstellt daraus Zusammenfassungen und Aufgaben. Zu Beginn der Besprechung weisen wir auf die Aufzeichnung hin; widerspricht jemand, findet die Besprechung ohne Aufzeichnung statt. Die Ergebnisse gelangen über unser selbst betriebenes Automatisierungssystem in das Portal. Dort speichern wir Titel, Datum, Zusammenfassung, Aufgaben und die Namen der Teilnehmenden, keine E-Mail-Adressen. Neue Meetings sind für Kunden zunächst nicht sichtbar; wir geben sie einzeln frei.

Zweck ist die Dokumentation der Zusammenarbeit (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Fireflies verarbeitet die Aufzeichnungen in den USA. Grundlage dieser Übermittlung: der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), unter dem Fireflies zertifiziert ist; ersatzweise die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Bestandteil unseres Vertrags zur Auftragsverarbeitung mit Fireflies sind.

Mitarbeitende unseres Teams können Push-Mitteilungen über neue Nachrichten und Anfragen aktivieren. Das geschieht nur nach ausdrücklicher Zustimmung im Browser (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Gespeichert wird die vom Browser erzeugte Zustelladresse. Zugestellt wird über den Push-Dienst des jeweiligen Browserherstellers (Google, Apple, Mozilla oder Microsoft); der Inhalt ist verschlüsselt und enthält nur den Vornamen der absendenden Person, keine Nachrichtentexte. Die Mitteilungen lassen sich jederzeit im Konto-Menü oder in den Browser-Einstellungen abschalten; beim Abmelden wird das Gerät entfernt.

• Konto und Inhalte speichern wir, solange die Zusammenarbeit besteht. Nach dem Ende löschen oder anonymisieren wir sie, sobald sie nicht mehr benötigt werden; archivierte Kunden prüfen wir spätestens 12 Monate nach der Archivierung.
• Angebote und Rechnungen bewahren wir für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf (insbesondere § 257 HGB, § 147 AO).
• Benachrichtigungen: 90 Tage.
• Eingelöste oder abgelaufene Einladungen: 30 Tage.
• Archivierte Chat-Kanäle: 30 Tage nach der Archivierung.
• Aktivitätsverlauf: 24 Monate.
• Protokoll der Passwort-Anzeigen: 24 Monate.
• Protokoll der Datenexporte: 24 Monate.
• Server-Protokolle: höchstens 14 Tage.
• Datensicherungen: Gelöschte Daten verschwinden spätestens nach 6 Monaten auch aus den Sicherungen.

Abgelaufene Einträge löscht ein automatischer Aufräumlauf.

Personenbezogene Daten erhalten nur unsere Dienstleister Hetzner (Hosting) und Fireflies (Meetings) im oben beschriebenen Umfang, außerdem die berechtigten Personen Ihres Unternehmens und unseres Teams. Eine Weitergabe an andere Dritte erfolgt nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen (Art. 21). Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3).

Hauptansprechpartner eines Kunden können die Daten ihres Unternehmens im Portal unter „Meine Daten“ selbst exportieren. Für alle anderen Anliegen genügt eine E-Mail an info@pa-marketing.consulting.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), zum Beispiel bei der für uns zuständigen Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (www.ldi.nrw.de).

Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profilbildung findet nicht statt.

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich das Portal oder die rechtlichen Vorgaben ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.